Sélection et évaluation des fournisseurs

Introduction

La sélection et l'évaluation des fournisseurs sont des étapes cruciales dans le processus d'achat en PME. Elles permettent de garantir la qualité des produits et services acquis, tout en optimisant les coûts et en minimisant les risques. Dans ce cours, nous allons explorer de manière approfondie les différentes étapes du processus d'achat, les critères de sélection des fournisseurs, ainsi que les méthodes d'évaluation continue.

Processus d'achat en PME

Le processus d'achat en PME se déroule en plusieurs étapes :

1. Expression du besoin (service demandeur)
Cette première étape consiste à identifier et à formuler clairement le besoin en matière de biens ou de services. Par exemple, un service marketing peut exprimer le besoin d'acheter des supports publicitaires. La précision de cette étape est essentielle pour éviter des achats inutiles ou inappropriés.

2. Recherche des fournisseurs potentiels
Dans cette étape, l'entreprise recherche des fournisseurs capables de répondre à son besoin. Cela peut se faire par le biais de recherches sur Internet, de recommandations ou de salons professionnels. Par exemple, une PME spécialisée dans le secteur alimentaire pourrait rechercher des fournisseurs lors de salons comme le SIAL (Salon International de l'Alimentation).

3. Consultation / appel d'offres
Une fois les fournisseurs identifiés, l'entreprise les consulte pour obtenir des devis. Cette étape peut prendre la forme d'un appel d'offres où plusieurs fournisseurs sont invités à soumettre leurs propositions. Il est important de rédiger un cahier des charges précis pour guider les fournisseurs dans leur réponse.

4. Analyse des offres
Les offres reçues sont analysées selon différents critères, notamment le prix, la qualité et les délais de livraison. Un tableau comparatif peut être utile pour visualiser les différences. Par exemple, une PME pourrait créer un tableau avec les prix, les délais de livraison, et les garanties offertes par chaque fournisseur.

5. Négociation
Cette étape vise à discuter des conditions proposées par les fournisseurs afin d'optimiser les termes de l'accord. Par exemple, l'entreprise peut négocier des remises sur les volumes achetés ou des conditions de paiement plus favorables.

6. Référencement du fournisseur
Une fois le fournisseur sélectionné, il est référencé dans le système de l'entreprise, ce qui facilite les futures commandes. Cela implique souvent la création d'un dossier fournisseur dans un logiciel de gestion.

7. Passation de commande
Cette étape consiste à formaliser la commande par un bon de commande, qui détaille les produits, les prix et les conditions de livraison. Un bon de commande bien rédigé est essentiel pour éviter des malentendus.

8. Suivi et évaluation
Enfin, le suivi et l'évaluation des performances du fournisseur sont indispensables pour s'assurer qu'il respecte ses engagements. Par exemple, une PME peut mettre en place des indicateurs de performance pour suivre la qualité des livraisons.

Critères de sélection des fournisseurs

La sélection des fournisseurs doit s'appuyer sur des critères clairs, souvent regroupés dans une grille de notation. Voici les principaux critères à considérer :

• Prix et conditions tarifaires (remises, escomptes)

Le prix est un critère fondamental. Il convient de comparer les prix nets commerciaux, c'est-à-dire le prix d'achat après application des remises et escomptes. Par exemple, un fournisseur peut offrir un prix de 1000 €, mais avec une remise de 10 % et un escompte de 5 %.

• Qualité des produits/services (certifications, normes)

La qualité est essentielle pour garantir la satisfaction client. Les certifications comme ISO 9001 peuvent témoigner d’un engagement qualité. Une entreprise qui achète des composants électroniques peut exiger des certifications spécifiques pour garantir la fiabilité des produits.