Sélection et évaluation des fournisseurs

Introduction

La sélection et l'évaluation des fournisseurs constituent un axe majeur de la gestion des relations fournisseurs en PME, directement rattaché au bloc de compétences 2 – Gérer les relations avec les fournisseurs du référentiel BTS GPME (arrêté du 19 février 2018). Une politique achats maîtrisée permet à la PME de sécuriser ses approvisionnements, de maîtriser ses coûts, de réduire son besoin en fonds de roulement (BFR) et de limiter les risques opérationnels liés à la défaillance d'un partenaire commercial.

Ce chapitre présente le processus d'achat structuré, les critères de sélection, les outils d'analyse comparative et les méthodes d'évaluation continue des fournisseurs.

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1. Le processus d'achat en PME

Le processus d'achat est un enchaînement d'étapes formalisées qui va de l'identification du besoin jusqu'au suivi de la relation fournisseur. Il implique plusieurs acteurs internes (service demandeur, responsable achats, direction) et doit faire l'objet d'une traçabilité documentaire rigoureuse.

1.1 Les étapes du processus d'achat

#### Étape 1 – Expression du besoin (service demandeur)
Le service demandeur formalise son besoin dans un cahier des charges fonctionnel ou une fiche de besoin. Cette expression doit être précise : nature du bien ou service, quantités, caractéristiques techniques, délais souhaités, budget indicatif.

> Exemple : Le responsable de production d'une PME industrielle rédige une fiche besoin pour l'acquisition de consommables d'emballage : quantité mensuelle estimée, dimensions, matériaux exigés, délai de livraison maximal.

#### Étape 2 – Recherche des fournisseurs potentiels
L'entreprise constitue une liste longue de fournisseurs potentiels à partir de plusieurs sources :

• Bases de données professionnelles (Kompass, Societe.com, Infogreffe)


• Salons professionnels sectoriels


• Recommandations du réseau professionnel


• Appels d'offres sur plateformes dédiées (e-procurement)


• Fournisseurs déjà référencés dans les achats passés

#### Étape 3 – Consultation / appel d'offres
L'entreprise envoie une demande de devis ou lance un appel d'offres (AO). Le cahier des charges accompagnant cette consultation précise :

• Les spécifications techniques


• Les conditions de livraison souhaitées


• Les modalités de réponse et le délai


• Les critères d'évaluation des offres

> Distinction importante : L'appel d'offres ouvert (tout fournisseur peut répondre) se distingue de l'appel d'offres restreint (seuls les fournisseurs présélectionnés sont consultés). Les PME recourent le plus souvent à la consultation directe de deux à trois fournisseurs pour des achats courants.

#### Étape 4 – Analyse et comparaison des offres
Les offres reçues sont analysées à l'aide d'une grille d'évaluation multicritères (voir section 2). Cette étape produit un tableau comparatif qui objective la décision d'achat.

#### Étape 5 – Négociation
La négociation porte sur :

• Le prix net commercial (prix catalogue − remises)


• Les conditions de paiement (délais, escompte pour paiement anticipé)


• Les incoterms pour les achats internationaux


• Les pénalités de retard de livraison


• Les conditions de reprise ou de garantie

> Rappel juridique : La loi LME du 4 août 2008 (article L.441-10 du Code de commerce) fixe le délai de paiement maximal entre professionnels à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation, ou à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, sous réserve d'accord contractuel. Le dépassement de ces délais expose le débiteur à des pénalités de retard dont le taux minimal est fixé à trois fois le taux d'intérêt légal.

#### Étape 6 – Référencement du fournisseur
Le fournisseur retenu est intégré dans le système d'information de l'entreprise (ERP, logiciel de gestion commerciale type Sage, Cegid, EBP). Sa fiche fournisseur contient :

• Coordonnées légales et bancaires (RIB/IBAN)


• Conditions tarifaires négociées


• Délais et modalités de livraison


• Contacts commerciaux et techniques


• Documents juridiques (Kbis, attestation de vigilance URSSAF)

> Obligation légale (article L.8222-1 du Code du travail) : Avant toute relation contractuelle et tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution du contrat, le donneur d'ordre est tenu de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations sociales, via une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF. Cette obligation s'applique pour tout contrat d'un montant supérieur à 5 000 € HT.

#### Étape 7 – Passation de commande
La commande est formalisée par un bon de commande (BDC) signé, document contractuel engageant les deux parties. Il mentionne obligatoirement :

• La désignation précise des biens ou services


• Les quantités commandées


• Le prix unitaire HT et le montant total HT/TTC


• Les conditions et délais de livraison


• Les références du cahier des charges ou du devis accepté

#### Étape 8 – Réception, contrôle et suivi
À la réception, le bon de livraison (BDL) est confronté au bon de commande : contrôle quantitatif et qualitatif. Toute non-conformité doit être signalée par une réserve écrite sur le BDL ou par lettre recommandée avec accusé de réception dans les délais contractuels prévus.

#### Étape 9 – Évaluation continue du fournisseur
Après chaque commande ou périodiquement (trimestrielle ou annuelle), la performance du fournisseur est mesurée à l'aide d'indicateurs objectivables (voir section 3).

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2. Les critères de sélection des fournisseurs

2.1 La grille d'évaluation multicritères

La sélection d'un fournisseur ne peut reposer sur le seul critère prix. La méthode de la grille multicritères pondérée permet de comparer objectivement plusieurs fournisseurs en attribuant un poids (coefficient) à chaque critère selon les priorités stratégiques de la PME.

Principe de calcul :