Les outils numériques de gestion

BTS GPME – Communication et Organisation
Référentiel : Arrêté du 19 février 2018

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Introduction

La transformation numérique des entreprises modifie en profondeur les pratiques professionnelles des collaborateurs en PME. Le gestionnaire de PME doit aujourd'hui maîtriser un ensemble d'outils numériques pour assurer la gestion administrative, la communication interne et externe, la relation client, la gestion de projet et la production documentaire.

Ce chapitre s'inscrit dans le bloc de compétences BC1 – Gérer la relation avec les clients et les fournisseurs et BC4 – Gérer le développement de la PME, conformément au référentiel BTS GPME (Arrêté du 19 février 2018). Il répond également aux exigences du bloc BC2 en matière d'organisation de l'activité de la PME.

> Compétence visée : Mobiliser les outils numériques adaptés aux besoins de la PME pour optimiser les processus de gestion, de communication et de suivi de l'activité.

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I. Les outils de production et de gestion documentaire

1.1 Définition et enjeux

La gestion documentaire désigne l'ensemble des activités permettant de créer, organiser, stocker, partager et archiver les documents produits au sein d'une PME. Elle constitue le socle du travail administratif du gestionnaire de PME.

Les enjeux sont multiples :

• Traçabilité des échanges et des décisions


• Conformité réglementaire (conservation des documents comptables, des contrats, des bulletins de paie)


• Efficacité opérationnelle dans le traitement des dossiers clients, fournisseurs et RH

1.2 Les suites bureautiques

Les suites bureautiques intégrées constituent le premier niveau d'outillage numérique d'une PME.

Suite	Éditeur	Composants principaux	Mode d'accès
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Microsoft 365	Microsoft	Word, Excel, PowerPoint, Outlook	Abonnement cloud ou licence
Google Workspace	Google	Docs, Sheets, Slides, Gmail	Abonnement cloud
LibreOffice	The Document Foundation	Writer, Calc, Impress	Gratuit, open source

Application au BTS GPME :

• Traitement de texte : rédaction de courriers commerciaux, de notes de service, de comptes rendus


• Tableur : suivi du budget, calcul de cotisations sociales, tableau de bord de trésorerie, suivi des relances clients


• Présentation : préparation de rapports d'activité pour la direction

> Exemple concret : Un assistant de PME utilise un tableur pour construire un tableau de bord de suivi des règlements clients, faisant apparaître les factures émises, les dates d'échéance et les relances effectuées. Ce tableau s'articule directement avec le suivi du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) de l'entreprise.

1.3 La gestion électronique des documents (GED)

La GED est un système informatisé permettant de numériser, classer, indexer et retrouver des documents. Elle garantit :

• La sécurisation des données sensibles (contrats, bulletins de paie, documents comptables)


• La conformité aux obligations légales de conservation des documents (durée variable selon la nature : 3 ans pour les documents commerciaux courants, 10 ans pour les documents comptables – Article L.123-22 du Code de commerce)


• L'accessibilité à distance en cas de télétravail ou de site multi-établissements

Exemples de solutions GED : Zeendoc, Docuware, SharePoint (Microsoft)

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II. Les outils de communication numérique

2.1 La communication interne et externe : distinction fondamentale

Dimension	Communication interne	Communication externe
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Destinataires	Collaborateurs, direction	Clients, fournisseurs, partenaires, administrations
Objectifs	Coordination, information, cohésion	Relation commerciale, image, négociation
Supports numériques	Messagerie professionnelle, intranet, messagerie instantanée	Email, portail client, réseaux sociaux professionnels

2.2 La messagerie électronique professionnelle

La messagerie est l'outil de communication principal de la PME. Son utilisation professionnelle implique le respect de règles strictes :

• Objet clair et précis identifiant immédiatement le contenu


• Formules de politesse adaptées au contexte professionnel


• Signature électronique comportant les coordonnées complètes


• Gestion des accusés de réception pour les échanges à valeur probante

> ⚠️ Point juridique : L'email professionnel est présumé avoir un caractère professionnel. Sa consultation par l'employeur est possible dans les conditions fixées par la jurisprudence de la Cour de cassation (Cass. soc., 2 octobre 2001, arrêt Nikon). Le RGPD (Règlement UE 2016/679) encadre par ailleurs la gestion des données personnelles transmises par email.

2.3 Les outils de communication unifiée et de travail collaboratif

Ces plateformes regroupent en un seul espace messagerie instantanée, visioconférence, partage de fichiers et gestion des tâches.

Fonctionnalité	Utilité en PME
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Messagerie instantanée	Communication rapide entre collaborateurs
Visioconférence	Réunions à distance, entretiens avec des partenaires éloignés
Partage de documents	Collaboration en temps réel sur un même fichier
Canaux thématiques	Organisation par projet, par service

Exemples d'outils : Microsoft Teams, Google Meet, Zoom (visioconférence dédiée)

> Exemple concret : Dans une PME comptant deux sites (siège et dépôt), le gestionnaire organise une réunion hebdomadaire de suivi des commandes en visioconférence. Les documents (bons de commande, états de stocks) sont partagés en temps réel, évitant les déplacements et les délais d'envoi postal.

2.4 L'intranet et les espaces de travail partagés

L'intranet est un réseau informatique interne à l'entreprise accessible uniquement aux collaborateurs autorisés. Il permet :

• La diffusion de notes de service et de procédures internes


• L'accès aux documents RH (planning, formulaires de congés)


• Le partage de ressources communes (tarifs, catalogues, modèles de documents)

Les espaces de stockage cloud partagés (Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint) constituent une alternative accessible aux PME ne disposant pas d'infrastructure serveur dédiée.

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