La Gestion de Projet

BTS GPME – Communication et Organisation | Arrêté du 19 février 2018

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Introduction

La gestion de projet est une compétence transversale fondamentale pour l'assistant de gestion en PME. Elle mobilise simultanément des aptitudes organisationnelles, communicationnelles et managériales. Dans le cadre du BTS GPME, la gestion de projet intervient dans des situations professionnelles variées : organisation d'un événement commercial, mise en place d'un nouveau processus RH, déploiement d'un outil numérique, ou encore conduite d'une action de prospection.

Un projet se définit comme un ensemble d'activités coordonnées, menées dans un cadre temporel défini, mobilisant des ressources humaines, matérielles et financières identifiées, en vue d'atteindre un objectif précis et non récurrent. Cette dimension de non-répétitivité distingue le projet de l'activité courante de l'entreprise.

> Référence théorique clé : Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), publié par le Project Management Institute (PMI), constitue la référence internationale la plus reconnue en matière de gestion de projet. En France, la norme AFNOR NF X50-115 définit les concepts fondamentaux du management de projet.

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I. Les Caractéristiques d'un Projet

1.1 Le triangle des contraintes (ou triangle qualité-coût-délai)

Tout projet est soumis à trois contraintes fondamentales et interdépendantes, formant le triangle des contraintes, également appelé « triple contrainte » :

Contrainte	Description	Indicateurs de suivi
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Coût	Budget alloué au projet	Tableau de bord budgétaire, écarts
Délai	Durée et calendrier du projet	Planning, diagramme de Gantt
Qualité / Périmètre	Résultats attendus et niveau d'exigence	Cahier des charges, indicateurs qualité

> ⚠️ Règle fondamentale : Toute modification d'une contrainte impacte nécessairement les deux autres. Par exemple, réduire le délai sans augmenter le budget obligera à réduire le périmètre ou à accepter une qualité moindre.

1.2 Les parties prenantes (stakeholders)

Les parties prenantes sont tous les acteurs concernés, directement ou indirectement, par le projet et ses résultats.

Exemples de parties prenantes en PME :

• Internes : le chef de projet, les membres de l'équipe projet, la direction, les autres services (comptabilité, commercial, RH)


• Externes : les clients, les fournisseurs, les partenaires financiers, les organismes de contrôle (URSSAF, inspection du travail selon le contexte), les collectivités locales

L'identification et l'analyse des parties prenantes sont des étapes indispensables dès le lancement du projet, car elles conditionnent la stratégie de communication à adopter.

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II. Les Étapes du Cycle de Vie d'un Projet

Le cycle de vie d'un projet se décompose en cinq phases successives et interdépendantes :

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[Initialisation] → [Planification] → [Exécution] → [Suivi/Contrôle] → [Clôture]
```

2.1 Phase 1 : L'initialisation (Définition du projet)

Cette phase consiste à cadrer le projet avant tout lancement opérationnel. Elle produit deux documents essentiels :

#### La note de cadrage (ou charte de projet)
Document de référence qui formalise :

• Le contexte et l'origine du projet


• Les objectifs à atteindre


• Le périmètre du projet (ce qui est inclus et exclu)


• Les livrables attendus


• Les parties prenantes identifiées


• Les ressources prévisionnelles (humaines, matérielles, financières)


• Les risques pressentis

#### La méthode SMART pour définir les objectifs

La méthode SMART est un outil mnémotechnique établi, popularisé par George T. Doran dans son article de 1981 (Management Review). Elle permet de s'assurer que chaque objectif est correctement formulé :

Lettre	Critère	Définition
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S	Spécifique	L'objectif est clairement défini, sans ambiguïté
M	Mesurable	Des indicateurs permettent de mesurer l'atteinte
A	Atteignable	L'objectif est réaliste au regard des ressources disponibles
R	Rélevant (Pertinent)	L'objectif est cohérent avec la stratégie de l'entreprise
T	Temporellement défini	Une échéance précise est fixée

Exemples d'objectifs SMART en contexte PME :

• ❌ Non SMART : « Améliorer la satisfaction client »


• ✅ SMART : « Réduire le délai de traitement des réclamations clients de 5 jours à 2 jours ouvrés d'ici le 30 juin, mesuré par l'outil de ticketing de l'entreprise »

• ❌ Non SMART : « Recruter plus vite »


• ✅ SMART : « Réduire le délai moyen de recrutement pour les postes d'assistants de 45 jours à 30 jours calendaires d'ici le premier trimestre, en révisant le processus de présélection »

• ❌ Non SMART : « Améliorer la communication interne »


• ✅ SMART : « Mettre en place un intranet d'entreprise opérationnel et utilisé par l'ensemble des 12 collaborateurs du siège d'ici le 15 septembre »

2.2 Phase 2 : La planification

La planification consiste à décomposer le projet en tâches élémentaires, à les séquencer, à les affecter aux ressources disponibles et à les inscrire dans un calendrier.

#### L'organigramme des tâches (OT ou WBS – Work Breakdown Structure)

Le WBS (Work Breakdown Structure) est une décomposition hiérarchique du projet en livrables, puis en lots de travaux, puis en tâches élémentaires. Il constitue la base de tout planning.

Exemple : Projet d'organisation d'une journée portes ouvertes

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Projet : Journée Portes Ouvertes
├── 1. Communication
│ ├── 1.1 Conception des supports (flyers, affiche)
│ ├── 1.2 Diffusion sur réseaux sociaux
│ └── 1.3 Envoi des invitations
├── 2. Logistique
│ ├── 2.1 Réservation de la salle
│ ├── 2.2 Commande de la restauration
│ └── 2.3 Installation du matériel
├── 3. Animation
│ ├── 3.1 Préparation des présentations
│ └── 3.2 Coordination des intervenants
└── 4. Suivi post-événement
├── 4.1 Collecte des retours participants
└── 4.2 Bilan et rapport final
```

#### Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt, développé par Henry Gantt au début du XXe siècle, est l'outil de planification visuelle le plus utilisé. Il représente :

• En abscisse (axe horizontal) : le temps (jours, semaines, mois)


• En ordonnée (axe vertical) : la liste des tâches


• Des barres horizontales matérialisant la durée de chaque tâche