L'organisation d'événements

BTS SAM – Communication Professionnelle
Référentiel : Arrêté du 15 octobre 2018 – Bloc de compétences 3 : Support à la communication et aux relations internes et externes

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Introduction

L'organisation d'événements professionnels constitue une mission à part entière de l'assistant de manager. Qu'il s'agisse d'un séminaire interne, d'une journée portes ouvertes, d'une conférence client ou d'un déjeuner d'affaires, l'événement est un vecteur de communication institutionnelle et relationnelle au service de la stratégie de l'organisation.

Dans le cadre du BTS SAM, cette compétence s'inscrit au carrefour de plusieurs savoirs : la gestion de projet, la communication professionnelle écrite et orale, la gestion budgétaire et la coordination administrative. L'assistant de manager est le chef d'orchestre opérationnel de l'événement, sous la responsabilité du manager.

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I. Définitions et typologies des événements professionnels

1.1 Définition

Un événement professionnel est une action de communication ponctuelle, organisée dans un cadre défini, visant à rassembler un public autour d'un objectif précis (informer, former, fédérer, promouvoir, négocier).

Il se distingue d'une action de communication continue par son caractère éphémère, ciblé et ritualisé.

1.2 Typologie des événements

Type d'événement	Public visé	Objectif principal	Exemples
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Séminaire	Équipes internes	Formation, cohésion, stratégie	Séminaire de rentrée, team building
Conférence / Colloque	Professionnels, experts	Partage de connaissances	Journées professionnelles, colloques sectoriels
Salon professionnel	Clients, prospects, partenaires	Promotion commerciale, networking	Foire exposition, salon de l'emploi
Réunion institutionnelle	Actionnaires, élus, partenaires	Information, décision	Assemblée générale, comité de direction
Événement interne	Salariés	Cohésion, motivation, culture d'entreprise	Repas de fin d'année, cérémonie de remise de prix
Inauguration / lancement	Presse, grand public, partenaires	Communication externe, notoriété	Ouverture d'un site, lancement de produit
Formation / webinar	Apprenants, collaborateurs	Montée en compétences	E-learning, atelier pratique

1.3 L'événement comme outil de communication

L'événement remplit des fonctions communicationnelles multiples, identifiables à travers les fonctions du langage de Roman Jakobson (1963) :

• Fonction référentielle : transmission d'informations factuelles (résultats, produits, projets)


• Fonction conative : influence sur le comportement du public (inciter à acheter, à adhérer)


• Fonction phatique : maintien et renforcement du lien social (networking, cohésion d'équipe)


• Fonction expressive : affirmation de l'identité et des valeurs de l'organisation

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II. Les étapes de l'organisation d'un événement professionnel

L'organisation d'un événement suit une démarche projet structurée en cinq phases successives. Cette logique est conforme aux référentiels de gestion de projet (méthode en cascade).

2.1 Phase 1 – Cadrage et définition des objectifs (le brief)

Avant toute action opérationnelle, l'assistant de manager recueille les informations nécessaires auprès du commanditaire (manager, direction). Ce recueil s'effectue lors d'une réunion de brief dont il convient de rédiger un compte-rendu.

Les questions fondamentales du brief (méthode QQOQCP) :

Question	Application événementielle
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Qui	Qui organise ? Qui est le public cible ?
Quoi	Quel type d'événement ? Quel thème ?
Où	Quel lieu ? Quelle configuration de salle ?
Quand	Quelle date ? Quelle durée ?
Comment	Quels moyens humains, matériels, financiers ?
Pourquoi	Quels objectifs ? Quels résultats attendus ?

La définition des objectifs doit respecter la méthode SMART :

• Spécifique : l'objectif est clairement défini (ex. : organiser une journée de formation pour 30 collaborateurs du service commercial)


• Mesurable : des indicateurs quantifiables sont définis (taux de participation, niveau de satisfaction)


• Atteignable : l'objectif est réaliste au regard des ressources disponibles


• Relevant (pertinent) : l'objectif est aligné avec la stratégie de l'organisation


• Temporel : une échéance précise est fixée

2.2 Phase 2 – Planification et rétro-planning

La planification est l'étape centrale de la gestion de projet événementiel. Elle mobilise deux outils essentiels du référentiel BTS SAM :

#### Le diagramme de GANTT

Le diagramme de GANTT (Henry Laurence Gantt, 1910) est un outil de représentation visuelle du planning. Il permet de :

• lister l'ensemble des tâches à réaliser


• positionner chaque tâche dans le temps


• identifier les tâches simultanées et les dépendances


• visualiser l'avancement du projet

Structure d'un GANTT pour un événement (exemple : séminaire à J) :

Tâche	J-90	J-60	J-45	J-30	J-15	J-7	J
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Définition des objectifs	██
Élaboration du budget	██	██
Recherche et réservation du lieu		██	██
Envoi des invitations			██	██
Coordination intervenants				██	██
Préparation supports de communication				██	██
Relances et confirmations					██	██
Logistique J-1						██
Déroulement de l'événement							██

#### Le rétro-planning

Le rétro-planning est une variante du GANTT qui part de la date de l'événement pour remonter dans le temps. Il permet d'identifier les jalons critiques et les délais incompressibles (délai d'impression, délais postaux, délais de validation juridique).