La Gestion Électronique des Documents (GED)

BTS SAM – Optimisation des Processus Administratifs
Référentiel : Arrêté du 15 octobre 2018

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Introduction

Dans un environnement professionnel où la dématérialisation s'impose comme une nécessité organisationnelle et réglementaire, la Gestion Électronique des Documents (GED) constitue un levier stratégique pour l'assistant de manager. Maîtriser les principes et les outils de la GED permet d'optimiser les processus administratifs, de sécuriser l'information et de contribuer à la performance globale de l'organisation.

Ce chapitre s'inscrit dans le Bloc 1 – Optimisation des processus administratifs du BTS SAM et mobilise des compétences transversales en organisation, en droit et en communication professionnelle.

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1. Définition et enjeux de la GED

1.1 Définition

La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l'ensemble des procédés informatiques permettant de capturer, classer, stocker, diffuser et archiver des documents sous forme numérique, tout au long de leur cycle de vie.

Elle repose sur trois fonctions fondamentales :

Fonction	Description
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Acquisition	Numérisation ou création native du document
Gestion	Indexation, classement, contrôle des versions, gestion des droits d'accès
Diffusion et archivage	Partage, consultation, conservation réglementaire, destruction sécurisée

> À distinguer :
> - La GED gère les documents actifs, en cours d'utilisation.
> - Le Système d'Archivage Électronique (SAE) assure la conservation pérenne de documents à valeur probatoire ou historique. Ces deux systèmes sont complémentaires.

1.2 Les enjeux pour l'organisation

La GED répond à des enjeux de quatre natures :

Enjeux organisationnels

• Réduction du temps consacré à la recherche documentaire


• Fluidification des circuits de validation (workflow)


• Disponibilité de l'information en tout lieu et à tout moment (mobilité, télétravail)

Enjeux économiques

• Réduction des coûts liés à l'impression, au stockage physique et à l'acheminement postal


• Diminution des risques de perte ou de doublon documentaire

Enjeux juridiques et réglementaires

• Respect des durées légales de conservation (voir section 4)


• Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) – Règlement (UE) 2016/679


• Valeur probatoire des documents numériques reconnue par le Code civil, article 1366 : « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. »

Enjeux environnementaux

• Réduction de la consommation de papier et de l'empreinte carbone administrative

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2. Le cadre juridique de la GED

2.1 La valeur juridique du document numérique

Le cadre légal français reconnaît la valeur du document électronique sous plusieurs conditions :

• Article 1366 du Code civil : équivalence de l'écrit électronique et de l'écrit papier, sous réserve que l'auteur soit identifiable et que le document soit conservé dans des conditions garantissant son intégrité.


• Article 1367 du Code civil : définit la signature électronique comme une fiabilité garantissant l'identité du signataire et l'intégrité de l'acte.


• Règlement eIDAS – Règlement (UE) n° 910/2014 : établit un cadre européen pour les signatures électroniques, les cachets électroniques et l'horodatage.

2.2 Les durées légales de conservation

Le droit impose des durées minimales de conservation variables selon la nature des documents :

Catégorie de document	Durée légale de conservation	Référence légale
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Documents comptables (livres, journaux)	10 ans	Art. L123-22 Code de commerce
Contrats commerciaux	5 ans après expiration	Art. 2224 Code civil
Bulletins de salaire (copie employeur)	5 ans	Art. L3243-4 Code du travail
Documents fiscaux	6 ans	Art. L102 B Livre des procédures fiscales
Documents relatifs aux marchés publics	5 ans après la fin du marché	Code de la commande publique
Données personnelles (RGPD)	Durée proportionnée à la finalité	Règlement (UE) 2016/679

> ⚠️ Point de vigilance RGPD : Tout traitement de données à caractère personnel doit respecter le principe de limitation de la conservation (article 5 du RGPD). L'assistant de manager peut être amené à tenir un registre des activités de traitement (article 30 du RGPD).

2.3 La norme NF Z 42-026

La norme française NF Z 42-026 (publiée par l'AFNOR) définit les exigences pour la numérisation fidèle et durable de documents papier dans un contexte légal. Elle encadre notamment :

• La qualité de la numérisation (résolution, format)


• L'horodatage et la signature électronique du fichier numérisé


• Les conditions de destruction du document papier original après numérisation

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3. Le cycle de vie du document

Le document numérique suit un cycle de vie structuré en six étapes, que l'assistant de manager doit maîtriser pour organiser efficacement les processus documentaires.

```
[Création] → [Validation] → [Stockage/Indexation] → [Diffusion/Consultation] → [Archivage] → [Destruction]
```

3.1 La création

Le document peut être :

• Natif numérique : créé directement sur un poste de travail (traitement de texte, tableur, outil métier)


• Numérisé : issu de la conversion d'un document papier par scanner

Bonnes pratiques à la création :

• Utiliser des modèles (templates) normalisés pour garantir l'homogénéité


• Nommer les fichiers selon une convention de nommage définie et partagée

- Exemple : `AAAA-MM-JJ_Type-document_Objet_Version.extension`
- Exemple appliqué : `2024-09-15_CR_Reunion-direction_V1.docx`